Orderportaal, van binnenkomende order tot afgeletterde factuur.
Orders uit de webshop, het klantportaal en de mail komen centraal binnen, zowel zakelijk als particulier. De binnendienst verwerkt ze in één omgeving, boekhouding en betalingen worden automatisch bijgewerkt, en aanvragen en picklijsten zijn in hetzelfde portaal ondergebracht.
Orders uit webshop, mail en balie op één plek, met hun status.
De uitdaging
Groei over vier kanalen vroeg om één sluitende orderstroom.
Een technische groothandel met tienduizenden artikelen levert aan installateurs, aannemers en particulieren, via de webshop, mail, telefoon en de balie. Met het groeiende aantal orders werd het steeds belangrijker dat elke order, betaling en factuur op één plek samenkomt.
Zakelijke klanten met eigen voorwaarden en particulieren die vooraf betalen vragen elk een eigen afhandeling. Daarnaast komen offerte- en retouraanvragen binnen die snel en correct moeten worden opgepakt.
Orders die als mail of pdf binnenkomen, moeten worden omgezet naar regels in Exact Online: het juiste artikel uit een catalogus van tienduizenden, de juiste debiteur en de juiste prijs.
Tussen order, boekhouding en betaling moet alles sluiten. De opdracht was één portaal waarin dat automatisch gebeurt, met controle op elke stap.
Onze aanpak
Wat we bouwden.
Bestaande systemen blijven in gebruik. Daartussen bouwen we precies wat dit proces nodig heeft, met controle op elke stap en de beslissing bij de mensen die het werk kennen.
- 01
Eén centrale orderstroom
Webshop, klantportaal, mail en balie komen samen in één doorzoekbare orderlijst. Per order is direct zichtbaar of het om een zakelijke of particuliere klant gaat, of er betaald is of op rekening wordt geleverd, en welke vervolgstappen openstaan.
- 02
Integratie met Exact Online
Elke order wordt als verkooporder in Exact Online aangemaakt, op de juiste debiteur en met het juiste btw-tarief. Betaalde orders worden automatisch gefactureerd en Mollie-betalingen worden afgeletterd.
- 03
Afspraken per klant
Levering op rekening, klantspecifieke prijzen en kortingen, verlegde btw waar van toepassing en een goedkeuringsgrens per klant. Grote orders worden pas verwerkt na akkoord van de klant.
- 04
Doorlopende controle
Drie keer per dag vergelijkt het portaal de orders met Exact Online en Mollie. Afwijkingen worden aan de binnendienst voorgelegd, nog voordat de boekhouding ze tegenkomt.
Onderdelen
Het resultaat
Wat het oplevert.
Geen handmatige invoer meer.
Elke order wordt één keer vastgelegd en automatisch doorgezet naar de boekhouding. De binnendienst richt zich op klanten en afhandeling in plaats van invoer.
Een sluitende administratie.
Verkooporder, factuur en betaling zijn aan elkaar gekoppeld en worden automatisch gecontroleerd. Afwijkingen worden direct zichtbaar, niet pas weken later.
Eén centrale omgeving.
Orders, offerte-, service- en retouraanvragen en picklijsten in hetzelfde portaal. Elke aanvraag heeft een eigenaar en een status.
Over de opdrachtgever
- Systemen
- Exact Online · Mollie · webshop en klantportaal
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen.
Kunnen orders uit mail en PDF automatisch in Exact Online komen?+
Ja. Een order uit de mail wordt uitgelezen en als verkooporder klaargezet, met het juiste artikel, de juiste debiteur en de juiste prijs. Na controle staat hij in Exact Online, zonder overtypen.
Hoe blijven orders, facturen en betalingen sluitend?+
Elke order wordt als verkooporder in Exact Online aangemaakt, betaalde orders worden automatisch gefactureerd en Mollie-betalingen afgeletterd. Drie keer per dag vergelijkt het portaal de orders met Exact Online en Mollie en legt het afwijkingen aan de binnendienst voor.
Werkt het voor zowel zakelijke als particuliere klanten?+
Ja. Per order is zichtbaar of het om een zakelijke of particuliere klant gaat. Zakelijke klanten krijgen hun eigen afspraken, zoals levering op rekening, klantspecifieke prijzen en een goedkeuringsgrens; particulieren betalen vooraf.
Lees ook
Achtergrond bij deze oplossing.
Artikel
AI in de techniek: toepassingen en praktijkvoorbeelden
Van offerte en werkbon tot planning, mailbox, storingen en keuringen. Concrete AI-toepassingen voor installatie-, klimaat- en elektrotechniek.
6 min leestijd
Artikel
Processen automatiseren: waar begint u?
Veel organisaties willen automatiseren, maar zoeken een goed startpunt. Zo brengt u uw processen in kaart en maakt u de juiste keuzes.
5 min leestijd
Contact
Plan eenkennismaking.
Wilt u weten wat AI en automatisering voor uw organisatie kunnen betekenen? Plan direct een kennismaking of stuur ons een bericht.
Plan uw kennismakingsgesprek
Kies een tijdstip dat u past. We bespreken graag hoe AI en automatisering uw processen kunnen versterken.
Wij bespreken graag vrijblijvend wat er mogelijk is
Opent in een nieuw tabblad, of mail [email protected]
Liever direct bellen?
+31 6 42019431